15:00 Разговор с подчиненным

Когда видеозвонки идут сплошным потоком, об одном из них легко можно забыть. Занимаясь рабочими задачами, вы увлеклись, и только уведомление в календаре напомнило, что через 15 минут у вас назначена видеовстреча с подчиненным. В последнее время этот сотрудник стал хуже работать — скорость и качество снизились, появилась рассеянность, безответственность. При этом раньше он проявлял себя достаточно хорошо.

Вы решили разобраться в этой ситуации и несколько дней назад инициировали видеозвонок, но в суматохе забыли о нем и совершенно не подготовились. К тому же встреча запланирована в онлайн-формате, который дополнительно усложняет и без того непростую коммуникацию — важен хотя бы визуальный контакт, ведь невербальные сигналы практически исключены. Как вы поступите?

Коллега пишет вам, что уже подключился, разговора не избежать. Вы понимаете, что это важная и эмоционально сложная беседа как для вас, так и для подчиненного. Но вы сидите на диване в домашней футболке, а на фоне за вами — совсем не деловая обстановка. Включите ли вы камеру?

Присмотревшись к видеотрансляции подчиненного, вы замечаете, что у него за окном уже совсем темно. Вы и забыли, что он работает из другого часового пояса и сейчас у него уже достаточно поздно. Как поступить?

Пора переходить к сути диалога. Вам сложновато сдерживать себя — вы еле выкроили время для этого звонка, но необходимо брать в расчет эмоциональное состояние сотрудника. По видеосвязи мы хуже считываем язык тела — вы видите только лицо и в лучшем случае руки собеседника. Надо быть внимательнее, аккуратнее подбирать слова и уточнять спорные моменты. Как построить разговор, чтобы все прошло эффективно и нетоксично?

Встреча подходит к концу, вы успели обсудить все вопросы, которые были на повестке. Пора прощаться, расходиться и возвращаться к работе. Как финализировать видеозвонок?

1 шаг

Не самое подходящее решение. Звонок пройдет продуктивнее, если вы сконцентрируетесь на его целях и замотивируете себя. Чтобы быстро сосредоточиться на проблеме, кратко выпишите на листке ценность от решения поставленной задачи и образ положительного результата: что улучшится, если встреча будет успешной и вас правильно услышат.

Неплохое решение! Причем лучше использовать демонстрацию экрана с цифрами и данными. Это поможет в коммуникации, потому что притупит эмоции и сотрет границы в разнице между вашими с собеседником представлениями о проблеме. Холодные наглядные факты сработают еще лучше, если вы начнете с благодарности за то, что у сотрудника получается хорошо.

Не самое подходящее решение! Настоящего руководителя искренне уважают. Несоблюдение договоренностей и обязательств будет разрушать этот имидж. Непредсказуемость и спонтанность подходят только авторитарным лидерам, взаимоотношения с которым держатся исключительно на страхе.

Лучше готовиться к важным звонкам заранее. Импровизируя, вы рискуете упустить что-то важное. Это не останется незамеченным собеседником — он считает вашу интонацию и начнет закрываться. Между вами может возникнуть стеклянная стена.

Кроме того, перед звонком не забудьте убедиться, что связь стабильна и никто из домашних вам не помешает. Это поможет чувствовать себя увереннее.

Если вам предстоит разговор о проблемах, который вы сами инициировали, то, скорее всего, у вас накопились претензии. Предварительно запишите ключевые моменты, чтобы было на что ориентироваться в диалоге. Но не забывайте, что начинать такую беседу лучше с чего-то позитивного. Например, можно узнать, не нужна ли коллеге помощь.

Кроме того, перед звонком не забудьте убедиться, что связь стабильна и никто из домашних вам не помешает. Это поможет чувствовать себя увереннее.

Отменять встречи в последний момент — не лучшая затея. Если разговор отменится, ваш собеседник испытает чувство напряжения и будет гадать, почему это произошло. Лучше перенести встречу в рамках текущего дня и привести для этого уважительные причины.

Кроме того, перед звонком не забудьте убедиться, что связь стабильна и никто из домашних вам не помешает. Это поможет чувствовать себя увереннее.

Поступать так, когда вокруг вас неформальная обстановка, — плохой выход. Тем не менее 80% информации мы получаем невербально, и общаться без камеры будет не так эффективно. Используйте виртуальный фон, чтобы не оставить плохого впечатления.

Созваниваться без камеры — не самый удачный вариант. Лучше использовать возможность видеть друг друга себе на пользу. Обращайте внимание на мимику и слова собеседника. Аудиал будет мало смотреть на экран и может неосознанно тянуть к нему ухо. Визуал постарается поддерживать максимальный контакт глазами. Кинестетик, скорее всего, предпочтет что-то трогать или крутить в руках. Отслеживайте слова-маркеры в речи подчиненного вроде «послушай», «посмотри», «нащупать», «затронуть». Подбирайте в своих репликах слова, подходящие для конкретного человека, чтобы усилить контакт на подсознательном уровне.

Это не лучшим образом скажется на восприятии вашего коллеги. Разговор с черным экраном создаст ощущение, что вы скрываетесь за маской или не включены в беседу. Может потеряться рабочая атмосфера и доверие, которые необходимы для продуктивного диалога. Лучше использовать виртуальный фон.

Не стоит показывать подчиненному визуальный ряд, который не соответствует образу руководителя. Возьмите паузу, подготовьте подобающее пространство вокруг и приведите себя в порядок, затем перезвоните. Это позволит избежать размытия границ в общении между рабочим и личным.

Не подключайтесь к важным встречам без камеры, особенно для общения с подчиненными. У руководителя в глазах коллег всегда есть некий образ. Если он не соответствует визуальному ряду, который транслируется с вашей камеры, это вызовет негативный эффект.

Возьмите небольшую паузу, приведите себя в порядок, а затем переподключитесь к звонку.

Руководитель в глазах подчиненного — это надежный человек, точка опоры, на которую можно положиться. Не стоит демонстрировать несобранность и разрушать образ, если вы или пространство вокруг в неподобающем виде, возьмите паузу и приведите все в порядок.

Действительно, ваша задача как руководителя зафиксировать правила с подчиненными. Тем не менее важно и отслеживать, как все работает в жизни. Поэтому лучше все-таки поинтересоваться, все ли в порядке в текущем режиме, и посмотреть на реакцию. Если прямо сейчас сотруднику некомфортно общаться, перенесите встречу.

Неплохое решение! Это корректный шаг, который покажет уважение и заботу. Вы уже зафиксировали определенные договоренности, если сотрудник работает в другом часовом поясе. Не будет лишним еще раз уточнить, все ли в порядке.

Агрессия только спровоцирует агрессию в ответ. Такое поведение покажет, что вы злитесь на себя, но вымещаете эти чувства на окружающих. Ведь вы и так знали, что сотрудник находится в другом регионе, но забыли об этом и теперь оказались в такой ситуации. Лучше уточните у сотрудника, комфортно ли ему беседовать прямо сейчас, а затем продолжайте диалог по существу.

Следить за биоритмами сотрудников не входит в задачи руководителя, но ему важно организовать процесс, если речь идет о работе в разных часовых поясах.

Проблема в них? Тут поможет выделение временной рамки, когда все доступны для звонков и коммуникаций. Другими задачами можно заниматься, когда это удобно, при условии, что не нарушаются сроки.

Не пренебрегайте проявлением участия и интереса к состоянию подчиненного, если он работает в другом часовом поясе. Хорошо будет спросить его, все ли в порядке и можно ли продолжать встречу, как вы изначально договорились.

Ответ сотрудника поможет понять его мотивацию. Если он постарается перенести звонок, в этом вопросе есть проблемы. Если он поблагодарит и предложит продолжать, о часовом поясе беспокоиться не нужно.

Биоритмы — сложная и индивидуальная вещь, следить за ними не входит в задачи руководителя.

Если нужно выстроить работу с сотрудниками в разных часовых поясах, зафиксируйте подходящие всем слоты для коммуникаций, а вещами, не привязанными к конкретному времени, люди могут заниматься, когда им удобно.

Неплохое решение! Но помните, что встреча потеряет всякий смысл, если вы так и не обозначите проблемы. Позитивное начало диалога — залог успеха, но без конструктивной критики не обойтись. Фокусируйтесь на фактах и ошибках в процессах, которые можно исправить, и избегайте негативных личностных оценок по формату «ты не прав», «ты не умеешь», «ты не знаешь».

Такое поведение вряд ли будет эффективным. Скорее всего, от вас попытаются скрыть реальные причины низкой продуктивности. Если все-таки удержаться не получилось, информация или процесс задели человека и он закрылся или излишне эмоционирует, предложите взять паузу и созвониться через час. Вы сможете снизить свое чувство вины и не станете принимать решения из жалости, а подчиненный более рационально взглянет на факты.

Прекрасный выбор! Так вы наверняка сможете выработать подходящее решение. Не проявляйте излишнее участие, говорите только по делу и следите за тем же в речи подчиненного. Если он акцентирует внимание на эмоциональной составляющей своих проблем и жалуется, то может осознанно или необдуманно вами манипулировать. В таком случае остановите его и спросите, чем конкретно вы можете помочь и чего он ждет.

Начинать диалог доброжелательно — залог успеха. Это задаст хороший уровень доверия, который позволит провести беседу продуктивно.

Стакан холодной негазированной воды — естественный и эффективный способ переключить сознание на спокойный лад.

Если подчиненные привыкли к авторитарному и жесткому стилю руководства, они заранее выстраивают защитные линии. Формат безапелляционных обвинений хорошо демонстрирует недовольство, но вызывает напряжение и недомолвки.

Лучше начинать диалог доброжелательно. Сделайте четыре цикла глубокого дыхания вдох-выдох, вдох-выдох, чтобы переключить сознание на спокойный лад.

Диалог с предложениями, совместным поиском решений объединяет людей, появляется атмосфера доверия, в которой легко учесть всё и не упустить детали.

Быстрая пятиминутная зарядка перед встречей — естественный и эффективный способ переключить сознание на спокойный лад. Голова не будет переполнена эмоциями, и беседа пройдет гораздо эффективнее, без зацикленности на словах и интонациях.

Плохая идея. Такое завершение встречи ни к чему не приведет. Обсуждение нужно зафиксировать. Самый выигрышный вариант — предупредить подчиненного, что вы будете вести заметки по ходу диалога и тезисно записывать важные моменты, а после звонка отправить ему эти записи. Такой шаг будет воспринят как забота с вашей стороны.

Отвлекаться на фиксацию договоренностей без предупреждения не стоит. Собеседнику может показаться, что вы параллельно занимаетесь другими делами и недостаточно вовлечены в разговор. Также такие действия без дополнительных объяснений у мнительных людей провоцируют ощущение, что вы фиксируете ошибки. Сотрудник может начать излишне нервничать и контролировать свою речь, и это помешает докопаться до истины.

Также в начале встречи хорошо включить текстовую расшифровку речи и по итогам звонка скачать ее, чтобы выделить главные моменты беседы и отправить саммари сотруднику.

Плохая идея. Мы запоминаем очень мало аудиальной информации — есть высокий риск упустить важные моменты. Попробуйте, например, воспользоваться функцией автоматической расшифровки речи, которая будет формироваться в чате в режиме реального времени. Другой вариант — просто предупредить собеседника, что будете фиксировать договоренности и тезисно записывать ключевые моменты.

Отличный выбор. Вы не упустите договоренности и сможете извлечь из встречи максимум пользы. Но стоит предварительно предупредить подчиненного, что будете вести заметки по ходу диалога. Так не сложится впечатление, будто вы отвлекаетесь на посторонние задачи во время звонка.

Также можно воспользоваться функцией автоматической расшифровки речи и по итогам звонка скачать ее, чтобы выделить главные моменты вашей беседы и отправить саммари сотруднику.

Заканчивать встречу, не зафиксировав договоренности, — плохая идея. Это будет воспринято всеми участниками как незавершенный разговор, незаконченное действие. В таком случае подчиненный может списать все это мероприятие на сиюминутное дурное настроение шефа. У вашего собеседника не останется ничего, на чем можно сконцентрировать внимание.

Лучше делать пометки по ходу диалога, затем все письменно резюмировать и уже после передавать подчиненному.

Фиксировать и резюмировать общение только устно — плохая идея. Так ваш собеседник запомнит в лучшем случае пятую часть всего, что вы обсудили.

Эффективнее делать пометки по ходу диалога, затем все письменно структурировать и после передавать подчиненному.

Идеальный вариант завершения разговора — сделать резюме по заметкам, которые вы фиксировали в ходе диалога. Текст этого документа с прописанными дальнейшими шагами стоит отправить подчиненному после встречи.