Сессия обратной связи по проекту

Руководство решило организовать для вас и ваших коллег из других подразделений компании онлайн-воркшоп для профессионального развития. Мероприятие делится на две части: совместная работа над кейсом по группам и презентация решения. Вас разделили на команды, с кем-то из коллег вы пересекались по работе, а кого-то видите впервые. Однако от вас ждут, что вы сплотитесь, правильно распределите роли и выработаете конкретные и жизнеспособные решения, которые презентуете в конце мероприятия.

Вы смогли немного познакомиться с получившейся командой, теперь надо выработать план действий, который поможет решить кейс. Как действовать?

Работа по ВКС проходит продуктивно — ваша команда хорошо поработала и готова предложить свое решение. Презентовать его экспертам перед участниками из других команд и судьями будете именно вы. Онлайн-встречу модерирует незнакомый вам человек. Возможно, он не обратил внимание на то, как вы представлены в сервисе, или использовал собственные пометки. Вас объявляют, но делают это с ошибкой — имя и фамилию называют правильно, но путают должность. Вас уже год как повысили до лидера направления, а сейчас озвучили лишь предыдущую позицию.

Вы начинаете выступление, но понимаете, что у вас не финальная версия презентации, которую вы готовили с командой. На слайдах нет верных цифр и решений, но есть основные тезисы. Как действовать в этой ситуации, чтобы не ударить в грязь лицом?

Вы презентуете свой доклад, и ваш рабочий стол выведен на экраны всех участников встречи. Вдруг вам начинают приходить уведомления из мессенджера, и все их видят. Пока в них ничего криминального — коллеги по другим проектам уточняют рабочие вопросы. Но вы понимаете, что находитесь на грани — неизвестно, кто напишет вам следующим и что будет в его сообщении.

1 шаг

Отлично! Онлайн-формат нарушает единство времени и пространства, ведь последнее переносится в виртуальный мир. Чтобы быстрее начать чувствовать себя одной командой с другими участниками, нужно прикладывать больше усилий. При знакомстве постарайтесь быть максимально деликатным. Например, уточняйте, как кого удобнее называть, напоминайте и свое имя.

Здорово! Опытный профессионал сразу подскажет, как лучше организовать обсуждение. При общении вживую достаточно посадить людей за один стол, чтобы они начали чувствовать себя одной командой. На видеовстрече это намного сложнее. Для удобства нарисуйте на листочке прямоугольник, дублирующий бейджи коллег с экрана, и подпишите, кто чем занимается, когда все представятся.

Не совсем правильно. Вы покажете, что вам нет дела до чужого мнения, а это не приведет к конструктивному обсуждению. Очень важно сперва познакомиться и настроиться на позитивный лад — поможет юмор, благодарности и комплименты. Смотрите в камеру. Это создаст эффект открытого взгляда, который хорошо действует в онлайн-формате. При общении в жизни этот лайфхак не работает — там решение смотреть в глаза может быть воспринято не так позитивно.

Правильное знакомство — важный пункт для продуктивной работы и создания атмосферы. Оно поможет сбросить напряжение: пускай все скажут несколько слов о себе и произнесут любые пожелания коллегам. Комплименты и благодарности растопят лед и расположат к конструктивному обсуждению.

Делегировать лидерство встречи для работы в команде тому, кто умеет это делать, — адекватное решение. Стоит сказать, что задача непростая и будет здорово, если среди собравшихся найдется профи с опытом в таких процессах, который сможет все провести. Если такого человека нет, начните со знакомства — пускай все скажут несколько слов о себе и произнесут любые пожелания коллегам.

Не стоит начинать совместную работу резким прыжком в карьер. Не дать окружающим высказаться и сразу озвучить свое мнение — значит проявить неуважение. Сперва людям нужно познакомиться и войти в контакт. Либо залидируйте этот процесс и предложите всем представиться, либо попробуйте определить человека с опытом в таких встречах и передайте лидерство ему.

Это будет непродуктивно. В таких обсуждениях очень важна структурность и подходящий регламент. Обсудите с другими, как им было бы удобнее провести встречу, и выработайте план действий. Покажите себя человеком, способным работать в команде. Будьте сдержанны и максимально вежливы.

Отличный план! Понятная структура на подобных сессиях — уже половина успеха. Если чье-то предложение вам не нравится, задавайте аккуратные вопросы вместо утверждений. Подойдут конструкции в духе: «В чем, на ваш взгляд, основное преимущество этой идеи?», «Не могли бы вы уточнить, что конкретно имеете в виду?» Такие уточнения без негатива покажут все слабые стороны озвученной идеи и позволят вам сократить время на поиски правильного решения.

Не нужно вести себя подобным образом! Жульничество непременно заметят. Это оставит о вас неприятное впечатление у всех участников, а также может негативно сказаться на впечатлении обо всей команде.

Накидывать идеи вразнобой непродуктивно. Даже если вы решили провести брейншторм, чтобы найти нестандартные решения, у него должна быть структура. Внести ясность и избежать хаоса помогут специальные инструменты. Используйте функцию «поднять руку» и кнопки с реакциями.

Если у совместной работы есть конструкция и правила, она пройдет продуктивно. Выделить главное и потом искать решение, чтобы все участвовали, высказывались и были услышаны — очень важно. Это позволит никого не обидеть и найти хороший выход из ситуации. Чтобы избежать хаоса, лучше пользоваться специальными инструментами. Ситуацию спасет функция «поднять руку» и кнопки с реакциями.

Не стоит пытаться жульничать на встречах для совместной работы по профессиональном развитию. Вы и так сможете увидеть решения других участников на презентации и почерпнете для себя ценную информацию. Если будете пытаться хитростью увести чужие идеи, это оставит ужасное впечатление.

Так и стоит поступить! Это зрелое и открытое поведение. Также стоит следить за тем, как ваше имя указано в списке участников встречи.

Не советуем действовать так. Это может вызвать в головах окружающих неприятные вопросы, ведь при знакомстве со своей командой вы называли корректную должность. Также таким образом вы покажете, что позволяете относиться к себе как к человеку на позиции ниже, а значит, пока не доросли до позиции, которую занимаете.

Не советуем вести себя так — впечатление о вас будет испорчено. Это покажет детское поведение, не подобающее профессионалу, действующему с позиции взрослого.

Самый оптимальный вариант, если кто-то ошибся, пока объявлял вас, — поправить его. Лучше прибегнуть к релевантной для момента шутке: не раздувайте щеки и не делайте из ситуации большую проблему. Негативной оценки такого поведения точно не будет.

Если вас неправильно представили и вы не назовете актуальную информацию о себе, это будет сигналом для окружающих, что вы не в полной мере ощущаете себя в своей должности. Все удивятся, что написано одно, а озвучено другое. Лучше поправить ведущего: пошутите об этом и не раздувайте большую проблему из ситуации.

Не стоит бояться поправлять ведущего, если вас неправильно представили. Еще хуже — пропустить такой момент мимо ушей, но акцентировать на нем внимание за рамками встречи. Это оставит ужасное впечатление: вы продемонстрируете детскую позицию и покажете, что перекладываете ответственность и не умеете нормально реагировать на банальные ситуации.

Хорошее решение. Так вы не покажете окружающим слабость, а для себя получите ценный опыт преодоления экстренной ситуации.

Чтобы не растерять концентрацию, представьте, что вы актер на сцене, который декламирует свой текст в темный зрительский зал. Это поможет справиться со стрессом. Если отсутствующая информация сильно влияет на смысл выступления, попросите коллегу вывести слайды на экран. Так вы покажете свою сплоченность.

Не стоит задавать вопросы для отклика аудитории и предлагать ставить реакции. Это может быть воспринято как желание получить одобрение, выпрашивание похвалы. Не нужно просить ставить себе оценку до конца выступления. Старайтесь вести себя так же, как если бы в презентации была вся информация.

Чтобы побороть стресс, постарайтесь воспринимать ситуацию как вызов, который нужно преодолеть. Держите в голове мысль, что это сделает вас сильнее как специалиста и оратора. Если отсутствующие данные сильно влияют на смысл выступления, попросите коллегу вывести актуальную версию на экран и переключать слайды. Это продемонстрирует, что вы хорошо работаете в команде.

Отключаться и уступать место другой команде — это катастрофа. Так вы покажете слабое поведение. Прибегайте к этому решению, только если выступать дальше действительно невозможно. Лучше всего воспринять проблему как вызов и попробовать преодолеть его — такой подход поможет справиться со стрессом. Если отсутствующая информация сильно влияет на смысл выступления, можно попросить коллегу вывести слайды на экран и продолжить презентацию. Это покажет, что вы хорошо работаете в команде.

Игровой подход к непростым ситуациям на видеовстречах — лучший выход. Воспринимайте сложности как барьер, преодолев который, вы получите ценный опыт и станете сильнее как профессионал. Если будете сопротивляться и неумело исправлять положение, не принимая новых правил игры, скорее всего, покажете испуг и волнение, что оставит негативное впечатление. В то же время сильные нестыковки в данных могут вызывать раздражение аудитории.

Лучшее решение — максимально бесшовно передать функцию демонстрации экрана коллеге, продолжая самостоятельно презентовать идеи голосом. Это покажет и вашу сплоченность, и заботу о слушателях.

При любых проблемах во время выступления лучше проявлять азарт. Не пытайтесь отрицать ситуацию и бросаться ее исправлять, чтобы не показывать испуг и волнение. Примите новые правила игры и попробуйте выйти победителем. Скажите себе: «Отлично, попробуем так!»

Преодоление сложностей даст вам ценный опыт и новые силы. Реакция и действия вашей команды в такой ситуации могут спасти положение. Если вы сможете быстро сориентироваться и, например, попросите коллегу включить демонстрацию экрана, это покажет вашу готовность совместно преодолевать форс-мажорные ситуации.

Если вы человек, на которого сильно влияет размер аудитории и ее реакция на выступление, вам нужно тренировать коммуникативные навыки. Эта «мышца» легко прокачивается при нужном усердии. Оцените свои силы и продумайте стратегию развития.
Например, могут помочь ораторские курсы или тренинги. Снимайте свои выступления на камеру и исправляйте недочеты в речи и мимике.

В ситуации, когда неполадки сильно мешают вашей презентации, старайтесь сохранять спокойствие. Держитесь прежнего интонационного стиля и не извиняйтесь, не стоит обращать внимание на недочеты. Попросите коллегу вывести актуальные слайды и сделайте это максимально бесшовно, а сами продолжайте свое выступление.

Не лучший вариант! Вмешательство уведомлений в ваше выступление сродни ситуации, когда вы сидите на переговорах, а в помещение вбегают коллеги с рабочими вопросами. Кроме того, другие участники или члены жюри могут попросить вас отключить уведомления, что только усилит негативный эффект.

Останавливать демонстрацию даже на полминуты — плохая затея. В реальном общении время воспринимается быстрее: вокруг собеседников общее пространство и предметы, которые рассеивают внимание. На онлайн-встрече взгляды прикованы к вашей презентации, и даже короткая пауза покажется очень длинной.

Это лучший выбор. Вы не отключите сознание смотрящих, сфокусированных на вашей презентации, от демонстрации. У них не возникнет раздражения от чувства, что их бросили, а происходящее на экране остановилось.

Общение в онлайне может казаться проще, чем в реальной жизни, но к нему тоже нужно готовиться заранее. Отключите уведомления от мессенджеров, если знаете, что вам предстоит презентация на аудиторию. Когда в выступление вмешиваются посторонние оповещения, лучше не останавливать его, а быстро избавиться от лишних сигналов и продолжить.

Заранее проверьте, как в вашем ВКС-сервисе работает демонстрация экрана, например, можно ли вывести отдельный документ или одну вкладку браузера.

Помните, что время при общении по видеосвязи воспринимается иначе. Люди полностью концентрируют свое внимание на экране, поэтому любые паузы будут восприняты очень негативно.

Если в презентацию вмешиваются посторонние оповещения, лучше не останавливать ее, а быстро отключить лишние сигналы и продолжить выступление. Готовьтесь к встречам заранее: следите за настройками уведомлений от мессенджеров и других сервисов.

При общении в онлайне время не проходит незаметно. У людей вокруг нет предметного мира, они полностью фокусируют внимание на экране. Поэтому лучше не прерывать презентацию, даже если в нее вмешиваются посторонние оповещения. Просто отключите их и продолжите выступление. Но лучше всего готовиться заранее, чтобы ничто не нарушало демонстрацию ваших решений.